(Version 04.09.2025) 

1. Préambule

 L’Entr’Aide des Marolles (ci-après « l’ASBL » ou « nous »), immatriculée sous le numéro BCE 0409.500.148 et dont le siège est situé Rue des Tanneurs 169, 1000 Bruxelles, accorde une importance primordiale à la protection des données personnelles de ses bénéficiaires (ci-après « vous »).

La présente politique a pour objet de vous informer de manière claire et transparente sur les modalités de collecte, d’utilisation et de protection de vos données personnelles, en conformité avec :

• le Règlement Général sur la Protection des Données (RGPD – Règlement UE 2016/679).
• la Loi du 30 juillet 2018 relative à la protection des personnes physiques à l’égard des traitements de données à caractère personnel.

 

2. Catégories de personnes concernées & données collectées

Pour chaque catégorie ci-dessous sont précisées : les données collectées, les finalités, la base légale et la durée de conservation. Les catégories reflètent l’activité effective de l’ASBL (services sociaux, maison médicale, service d’aide psychologique) et les interactions classiques (employés/volontaires, usagers du site, partenaires).

Les bénéficiaires :

• Données collectées :
  • Données d’identification : nom, prénom, date et lieu de naissance, sexe, nationalité.
  • Données de contact : adresse postale, téléphone, adresse e-mail.
  • Données administratives : numéro d’inscription, situation familiale, organisme assureur, situation financière, situation administrative (statut, titre de séjour, etc.).
  • Données sociales : parcours de vie (éléments nécessaires à l’accompagnement), besoins sociaux identifiés, situation de logement (statut/instabilité signalée).
  • Données de santé et médicales : antécédents médicaux pertinents, diagnostics, traitements, comptes-rendus de consultations au sein de la maison médicale ou du service psychologique (uniquement si la personne est prise en charge)..
    
    
• Finalités :
  • Assurer l’accueil, l’évaluation et l’accompagnement social, médical et psychosocial personnalisés ;
  • Gérer les rendez-vous, inscriptions ;
  • Coordonner la prise en charge avec des professionnels externes (médecins, centres de référence, services sociaux, hébergeurs partenaires) si la personne y consent ou si la loi l’exige ;
  • Suivi médical et social, coordination avec les professionnels externes ;
  • Garantir la continuité des soins et la sécurité.
    
    
• Base légale :
  • Exécution d’un contrat ou prestation de service (art. 6.1.b RGPD) ;
  • Respect d’une obligation légale (art. 6.1.c RGPD) ;
  • Intérêts légitimes du responsable du traitement, dans la limite du respect des droits fondamentaux (art. 6.1.f RGPD) ;
  • Consentement explicite pour les données sensibles (santé) (art. 9 RGPD).
    
    
• Durée de conservation :
  • Données administratives et de contact : conservation pendant la durée de la relation + 5 ans après la fin de la relation (gestion administrative, preuve) ;
  • Dossiers médicaux / éléments de santé : conservation pendant 30 ans après la dernière prise en charge ou la dernière consultation, sauf disposition légale plus contraignante ;
  • Notes sociales et dossiers d’accompagnement : conservation pendant la durée de la relation + 5 ans après clôture, sauf nécessité de conservation plus longue justifiée et documentée ;
  • Documents partagés pour orientation (ex. courriers vers partenaires) : archivage selon finalité et justification légale.

 

Les collaborateurs :

• Données collectées :
  • Données d’identification : nom, prénom, date et lieu de naissance, sexe, nationalité ;
  • Données de contact : adresse postale, téléphone, adresse e-mail ;
  • Données administratives et professionnelles : CV, diplômes, certifications, contrat de travail ou convention de stage, date d’entrée/sortie, poste, rôle et service, ancienneté, historique de missions ;
  • Données financières : coordonnées bancaires, rémunérations, avantages sociaux, déclarations fiscales ;
  • Données de santé et sécurité : suivi médical, accidents du travail, besoins particuliers (handicap, aménagements) ;
  • Données de gestion interne : évaluations, formations, sanctions disciplinaires, communications internes.
    
    
• Finalités :
  • Gestion administrative et contractuelle des collaborateurs ;
  • Paie, déclarations sociales et fiscales ;
  • Gestion des compétences, formations et évaluations professionnelles ;
  • Respect des obligations légales et réglementaires (droit du travail, sécurité au travail, assurance) ;
  • Communication interne et organisation du travail.

• Base légale :
  • Exécution du contrat de travail ou convention de stage (art. 6.1.b RGPD) ;
  • Respect d’une obligation légale (art. 6.1.c RGPD) ;
  • Intérêts légitimes de l’organisation pour la gestion interne, la sécurité et le bon fonctionnement (art. 6.1.f RGPD) ;
  • Consentement pour certaines données sensibles (santé, handicap) si requis (art. 9 RGPD).

• Durée de conservation :
  • Dossier administratif et RH : jusqu’à 10 ans après la fin du contrat (archives sociales et fiscales) ;
  • Données financières et paie : jusqu’à 10 ans après la fin du contrat (obligation légale) ;
  • Données de santé : jusqu’à 10 après la fin du contrat ;
  • Évaluations et formations : jusqu’à 10 ans après la fin du contrat.

 

Les utilisateurs de son site web :

• Données collectées :
  • Données transmises via le formulaire de contact : nom, prénom, adresse e-mail, numéro de téléphone, message ;
  • Données techniques et de connexion : adresse IP, horodatage, pages consultées, données de navigation (logs serveur), cookies fonctionnels et cookies non fonctionnels (analytics, service tiers).

• Finalités :
  • Répondre aux demandes envoyées depuis le formulaire de contact ;
  • Administrer et sécuriser le site (détection d’anomalies, protection contre bots et fraudes) ;
  • Collecter des données anonymisées pour l’analyse de l’usage du site (Google Analytics).

• Base légale :
  • Consentement de l’utilisateur pour le dépôt de cookies non essentiels (analytics et service tiers) ;
  • Intérêt légitime pour la sécurité et le bon fonctionnement du site (logs serveur, protection anti-fraude, reCAPTCHA).

• Durée de conservation :
  • Données transmises via le formulaire de contact : durée nécessaire au traitement + 1 à 3 ans pour preuves ou suivi si pertinent ;
  • Données techniques et de connexion :
    • Cookies fonctionnels : 7 jours à 5 mois selon cookie.
    • Cookies non-fonctionnels : 7 jours à 6 mois selon cookie

 

3. Destinataires et partage des données

L’ASBL peut être amenée à transférer des données personnelles à des tiers dans le cadre de ses activités. Ces transferts reposent sur différentes bases légales du RGPD et sont toujours effectués en respectant le principe de minimisation des données (Article 5(1)(c)) :

Partenaires sociaux et médicaux

Nous pouvons transmettre des informations aux organismes suivants pour assurer le suivi et le bon déroulement de l’accompagnement :

• Office de la Naissance et de l’Enfance (ONE) : pour les consultations prénatales et postnatales.
• Réseau Santé Mentale Marolles : pour la coordination des soins en santé mentale.
• Réseau Santé Diabète-Bruxelles : pour le suivi des patients diabétiques.
• Coordination sociale de quartier : pour le soutien social et la gestion des situations de précarité.
• Comité 0.5 : pour l’accompagnement des personnes en situation de grande précarité.
• DoucheFLUX, Projet Lama, Diogenes, DUNE, EN ROUTE : pour l’accueil et le soutien des personnes sans-abri.
• Maisons médicales partenaires : pour la coordination des soins médicaux.

 

Partenaires administratifs et financiers

L’ASBL peut transmettre des informations aux organismes suivants pour des démarches administratives, de gestion ou d’accès aux droits :

• CPAS (Centre Public d’Action Sociale) : pour l’accès aux aides sociales, revenus d’intégration, allocations.
• Mutuelles et assurances santé : pour l’affiliation et la prise en charge des soins.
• Banques et organismes de crédit : pour l’ouverture de comptes ou la gestion des revenus.
• Sociétés de logement social et agences immobilières sociales : pour la recherche d’un logement et la gestion du bail.
• Service des allocations familiales : pour les aides liées aux enfants.

 

Partenaires liés à l’emploi, la formation et la réinsertion sociale

Si le bénéficiaire souhaite accéder à l’emploi ou à la formation, nous pouvons transmettre ses données à :

• Services d’insertion socioprofessionnelle : pour l’orientation et la formation (Forem, Actiris, Bruxelles Formation, etc.).
• Employeurs et agences d’intérim : pour faciliter l’accès à l’emploi.
• Organismes de formation professionnelle : pour le développement des compétences.

 

Sous-traitants techniques et prestataires opérationnels

Pour le fonctionnement des services, nous pouvons transmettre des données à des prestataires techniques : hébergeurs, prestataires informatiques, outils de gestion de rendez-vous ou de communication, services d’interprétariat social, etc. Ces prestataires interviennent uniquement pour l’exécution de services support.

 

3. Transfert internationaux de vos données personnelles

Dans certaines circonstances, vos données personnelles peuvent être stockées ou traitées en dehors de l’Espace Économique Européen (EEE), notamment par nos prestataires techniques ou services cloud situés hors de l’EEE.

Lorsque cela se produit :

• Nous nous assurons que le pays destinataire est reconnu par la Commission européenne comme offrant un niveau de protection adéquat des données personnelles ;
• À défaut, nous utilisons des contrats conformes aux exigences du RGPD (Clauses Contractuelles Types) pour garantir un traitement sécurisé et conforme à la législation européenne.

Ces mesures assurent que vos données sont protégées de la même manière que si elles restaient dans l’EEE.

 

5. Mesures de sécurité et confidentialité

La sécurité de vos données personnelles est une priorité pour l’Entr’Aide des Marolles. Nous mettons en place des mesures techniques et organisationnelles adaptées afin de protéger vos données contre tout accès non autorisé, divulgation, altération ou destruction.

Ces mesures comprennent notamment :

• Contrôle des accès internes : seules les personnes autorisées peuvent accéder aux données, selon leurs fonctions, et chaque accès est enregistré et supervisé.
• Protection technique : utilisation de systèmes sécurisés (serveurs protégés, chiffrement des données sensibles, antivirus et pare-feu, sauvegardes régulières).
• Sensibilisation du personnel : formation régulière aux bonnes pratiques en matière de protection des données et de confidentialité.
• Gestion des incidents : procédures internes pour détecter, signaler et corriger rapidement tout incident ou violation de données.
• Sécurité des sous-traitants : tous les prestataires qui traitent vos données sont soumis à des obligations contractuelles strictes pour garantir leur confidentialité et leur protection.

Ces mesures sont régulièrement réévaluées et adaptées pour tenir compte de l’évolution des risques et des exigences légales.

 

6. Droits des personnes concernées

Conformément au Règlement Général sur la Protection des Données (RGPD), vous disposez des droits suivants concernant vos données personnelles :

• Droit d’accès : Vous pouvez obtenir la confirmation que nous traitons vos données personnelles et, le cas échéant, accéder à ces données ;
• Droit de rectification : Vous pouvez demander la correction de données inexactes ou incomplètes vous concernant ;
• Droit à l’effacement (« droit à l’oubli ») : Sous certaines conditions, vous pouvez demander la suppression de vos données personnelles ;
• Droit à la limitation du traitement : Vous pouvez demander que le traitement de vos données soit restreint, par exemple en cas de contestation de l’exactitude des données ;
• Droit d’opposition : Vous pouvez vous opposer, pour des raisons tenant à votre situation particulière, au traitement de vos données, notamment pour de la prospection ou si le traitement est fondé sur un intérêt légitime ;
• Droit à la portabilité : Vous pouvez recevoir vos données personnelles dans un format structuré, couramment utilisé et lisible par machine, et les transmettre à un autre responsable de traitement ;
• Droit de retirer votre consentement : Si le traitement repose sur votre consentement, vous pouvez le retirer à tout moment, sans que cela affecte la licéité du traitement effectué avant ce retrait.

 

Pour exercer ces droits, contactez-nous par écrit ou par email :

L’Entr’Aide des Marolles

Rue des Tanneurs 169, 1000 Bruxelles

rgpd@entraide-marolles.be | https://entraide-marolles.be

 

Vous avez également le droit d’introduire une plainte auprès de l’Autorité de protection des données si vous estimez que vos droits ne sont pas respectés :

Autorité de protection des données
Rue de la Presse 35, 1000 Bruxelles
contact@apd-gba.be | https://www.autoriteprotectiondonnees.be

 

7. Évolution de la politique

 

Cette politique peut être révisée à tout moment pour tenir compte :

• d’évolutions légales ou réglementaires (notamment en matière de protection des données) ;
• de changements organisationnels ou techniques ayant un impact sur la gestion des violations ;
• des enseignements tirés d’incidents ou d’exercices internes.

La date de la dernière mise à jour figure haut de cette page.

En cas de modification ayant un impact significatif sur la manière dont nous traitons les données personnelles (nouvelles finalités, nouveaux types de données, changement des destinataires), les personnes concernées seront informées dans les plus brefs délais par les moyens de communication habituels de l’ASBL.

La présente version annule et remplace toutes les versions antérieures.